Fechamento de caixa: como fazer?

Publicado 4 semanas atrás em Blog

O fechamento de caixa é um procedimento de controle financeiro que consiste na conferência das entradas e saídas em caixa, de forma que ao final do expediente os valores coincidam com todos os registros feitos ao longo do dia. Esta tarefa parece ser simples, mas costuma gerar dúvidas tanto para os operadores quanto para os empreendedores.

Se a sua empresa tem mais de um operador de caixa, é muito importante que cada um deles deixe o “caixa zerado” para o colega que assume o próximo turno. A rotina que leva ao fechamento de caixa deve seguir os seguintes passos:

 

Quem fará o fechamento de caixa?

O fechamento de caixa é uma tarefa que envolve atenção e cuidado na conferência de valores e na checagem das operações realizadas, portanto, é necessário o auxilio de uma pessoa responsável para a realização desta tarefa.  Em empresas pequenas, é provável que ela seja de competência do próprio dono. Seja como for, quem for designado deve ter disciplina para tanto.

 

Abertura do caixa

Ao fazer a abertura do caixa, dê entrada no valor inicial de reserva, também conhecido como fundo de caixa (suprimentos). Trata-se de uma pequena quantia contendo cédulas e moedas, que ficará a disposição do operador tanto para dar troco, quanto para o pagamento de pequenas despesas.

 

Registre todas as transações

Além de registrar o valor de reserva (fundo de troco), registre todas as demais entradas e saídas que forem ocorrendo ao longo do dia. Se a empresa utilizar um método de controle manual do caixa, anote cada operação, confira e junte os comprovantes para fazer o fechamento de caixa mais tarde. Se estiver utilizando um software de gestão, lance cada ação no sistema, verifique todos os dados e guarde os documentos que comprovem a rotina. O sistema fará todos os cálculos automaticamente no fechamento de caixa.

Quando for necessário fazer reforço de caixa, ou seja, quando o troco acabar, também faça um registro minucioso. As transações podem ser separadas da seguinte forma:

  • Comprovante de venda com cartão de débito;
  • Comprovante de venda com cartão de crédito;
  • Cheque à vista;
  • Cheques pré-datados;
  • Tickets (quando sua empresa aceitar).

 

Conferência de valores de caixa

Para efetuar o fechamento de caixa é necessário contar os valores separadamente por tipo de movimentação, desta forma:

  • Dinheiro (moedas e notas)
  • Cheques (à vista e pré-datado);
  • Cartões de crédito e débito;
  • Tickets (se a sua empresa aceita esta forma de pagamento);
  • Pagamento de despesas diversas;
  • Vales para funcionários.

Durante esta contagem de valores podem surgir divergências causadas por diversos motivos, como troco errado, saídas que não foram registradas, troca de mercadorias sem que tenha dado baixa ou até a falta de registro de alguma transação.

 

Quais as vantagens de um fechamento de caixa correto?

  • Maior precisão com a gestão financeira da empresa;
  • Corte de despesas e desvio de verba;
  • Melhor organização dos recursos financeiros do seu empreendimento;
  • Fácil identificação em possíveis falhas do controle financeiro;
  • Otimização dos lucros através da eliminação de perdas desnecessárias;
  • Aprimoramento e melhor capacitação dos funcionários responsáveis pela função;
  • Possibilidade de gerar relatórios diários sobre a movimentação financeira do empreendimento;

 

Por que o fechamento de caixa deve ser realizado?

Não é segredo para ninguém que muitas empresas são fechadas por falhas na gestão financeira. Quando falta um controle rigoroso sobre os valores que entram e saem do caixa, o empreendedor sujeitar seu negócio a um grave risco, sem que se dê conta dele em tempo de reverter os danos.

Retiradas não programadas, misturar o dinheiro da empresa com o do empresário são péssimos hábitos e se fazer isso sem registra-las é igual um problema anunciado e isso pode se repetir inúmeras vezes e a quantia tende sempre a aumentar sem que esses valores retornem para a empresa.

Outra potencial ameaça está em uma cobrança equivocada, como, por exemplo,  ao vender um produto ou prestar um serviço e errar no preço ou mesmo no troco ao cliente. Sem uma checagem no fim do dia, você talvez nunca perceba por que perdeu dinheiro.

Agora podemos analisar por outro lado, vamos dizer que você encontre mais dinheiro no caixa do que acreditava ter. Qual pode ser a razão para isso? Então é necessário fazer o fechamento de caixa para que se apurem essas diferenças diariamente. Para isso podemos e devemos usar um sistema de gestão o que irá facilitar e muito a organização financeira da sua empresa com fluxo de caixa e diversos relatórios gerenciais.

 

Dicas de como fazer um bom controle e fechamento de caixa

  • Saiba qual o saldo inicial da empresa na abertura do caixa;
  • Lance os recebimentos, pagamentos, as compras e vendas corretamente;
  • Verifique o seu saldo final no fechamento do caixa.

Erros no fechamento do caixa são comuns, as pessoas não percebem o erro ao realizar o fechamento de caixa e continuam com saldo errado dia após dia. Sempre deve-se começar o caixa colocando o saldo inicial correto.

 

Deu erro no seu fechamento de caixa? Provavelmente você:

  • Não lançou alguma transferência (Sangria, Depósitos e retiradas)
  • Não lançou os recebimentos (Suprimentos)
  • Não lançou os pagamentos
  • Lançou em contas erradas tanto pagamento ou recebimento
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