Saiba por quanto tempo é preciso guardar os documentos da sua empresa

Saiba por quanto tempo é preciso guardar os documentos da sua empresa
Publicado 4 meses atrás em Blog

Muitas empresas não dão a devida importância ou simplesmente desconhecem a necessidade legal de arquivar os documentos fiscais por prazos determinados. O grande risco que correm é descobrir um dia que terão que arcar novamente com contas já pagas

Quando se tratam de documentos fiscais, caso não tenha como comprovar para o Fisco que a conta já foi paga, além de pagar novamente, será acrescido uma multa de 20% do valor referente aos juros da taxa Selic.

Além disso, não guardar documentos relacionados à comprovação de que as obrigações legais com funcionários foram cumpridas, podem implicar em sérios processos trabalhistas.

Para evitar riscos desnecessários e não ser pego de surpresa, confira a seguir os prazos corretos para guardar documentos fiscais na sua empresa.

 

DOCUMENTOS PRAZO
Notas fiscais e recibos 5 anos
Livros fiscais 5 anos
IR (Imposto de Renda) 5 anos
CSLL (Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido) 5 anos
PIS (Programa de Integração Social) 5 anos
COFINS (Contribuição para Financiamento de Seguridade Social) 5 anos
ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) 5 anos
Declarações: DIPJ, DCTF, DACON 5 anos
DASN (Declaração Anual do Simples Nacional) 5 anos
DIRF (Declaração do Imposto Retido na Fonte) 5 anos
GIA (Guia de Informação e Apuração do ICMS) 5 anos
Nota Fiscal de Serviço 5 anos
Nota Fiscal – Fatura de Serviço 5 anos
Livro de Registro de Entradas

Livro de Registro de Saídas

5 anos

5 anos

Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A 5 anos
Carnê de recolhimento – ME e EPP anterior regime de estimativa 5 anos
Documentos fiscais e formulários não emitidos – Desenquad. ME/ EPP 5 anos
Contrato de trabalho Indeterminado
Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13° salário, controle de pontos 5 anos
Termo de rescisão do contrato de trabalho 2 anos
Folha de pagamento 10 anos
Livro ou ficha de registro de empregado Indeterminado
FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) 30 anos
GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e informações à Previdência Social) 30 anos

 

GRFC (Guia de Recolhimento rescisório do FGTS e da Contribuição social) 30 anos

 

GPS (Guia da Previdência Social) 5 anos
Contribuições Sindicais 5 anos
CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) 3 anos
RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) 3 anos
Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários 10 anos

 

Quais os riscos que minha empresa corre se perder ou não armazenar os documentos?

 

  • Não poderá vender equipamentos que não usa mais por não ter comprovação fiscal dos bens para entregar ao comprador;
  • Poderá sofrer cobranças indevidas por parte de fornecedores de serviços como água, luz, telefone, etc. Além disso, também poderá sofrer cobranças indevidas por contas que já foram pagas, como aluguel, impostos, imposto de renda, entre outras;
  • Perderá o direito à garantia de produtos e equipamentos que foram obtidos ou vendidos pelo estabelecimento;
  • Em casos de documentos relacionados aos cumprimentos legais trabalhistas, os responsáveis legais pela empresa podem ser processados e ter que pagar todos os direitos do funcionário novamente com acréscimos e multas, além de arcar com danos morais e outros agravantes.

 

Como fazer o armazenamento de documentos fiscais de forma segura?

Considerando que uma empresa pode gerar literalmente pilhas de documentos por dia, guardar papéis impressos em locais físicos é uma opção totalmente inviável e que não oferece segurança.

Esse tipo de material possui tempo de vida útil e pode sofrer avarias que o invalidem com o decorrer do tempo, principalmente se considerarmos que alguns documentos precisam ser guardados por 30 anos.

Mas, graças aos avanços da tecnologia, hoje podemos contar com soluções modernas, eficazes e muito práticas para resolver todas as questões relacionadas ao armazenamento de documentos legais e contábeis de uma empresa como, por exemplo, através de um sistema totalmente automatizado que armazena seus documentos digitalmente em servidores na nuvem.

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